Новый бизнес: как организовать хранение документов?

07 июля 2020
Как и где хранить документацию. Как правильно уничтожить документы

У начинающих бизнесменов может возникнуть сложность с учетом и хранением документов. Проблемой может стать не только соблюдение сроков и законов, но и банальный вопрос практический вопрос размещения. В этой статье мы собрали практические советы, как лучше обеспечить сохранность документации и сделать стеллажи удобными для ориентирования.

Где хранить документы?

Есть три основных способа, где разместить документы:

  • На территории организации
  • В организации-архиве
  • Оставить часть документов в компании, а часть передавать в архив


Крупные компании обычно выделяют отдельное помещение - архив. Однако малому и среднему бизнесу эта мера может показаться излишней. Такие компании предпочитают разместить папки с документами в подразделениях компании - в бухгалтерии или секретариате.  

Ряд документов можно перевести в электронный формат. О функциях и преимуществах электронного архива вы можете узнать на сайте компании Архивариус.

Как обустроить место хранения?

Чтобы хранить документацию правильно, можно ориентироваться на приказ Минкультуры от 31.03.2015 №526, но он носит скорее рекомендательный характер. 

Документы стоит разделить как минимум на бухгалтерские и кадровые.

Для бухгалтерии лучше выделить отдельное помещение, шкаф или сейф, распределить документы по годам. При этом на каждый календарный год лучше завести отдельную папку.

Кадровые документы будет удобнее разделить по типам - “приказы”, “зарплата”, “личные дела”.

Если организация большая, и документов очень много - стоит завести журнал учета документов и выдавать их под подпись.

 Помещение, предназначенное для хранения большого количества бумажной документации, должно отвечать следующим требованиям:

  • в помещении установлена противопожарная сигнализация
  • документы не должны храниться на полу и подоконниках
  • высота нижней полки шкафов и стеллажей должна быть достаточной для защиты документов в случае подтопления помещения
  • помещение должно быть вентилируемым
  • влажная уборка помещения должна производиться не реже одного раза в год. При этом лучше избегать опасных для бумаги чистящих средств.

Как уничтожить документы?

Когда после истечения установленного законом срока хранения, документы лучше или сохранить, или уничтожать в специализированных организациях, которые предоставляют официальный акт об уничтожении. Если уничтоженные документы понадобятся в суде, только наличие акта гарантирует компании отсутствие штрафа.

Нет однозначно правильного или оптимального способа хранения документов. Каждая организация выстраивает собственную систему. Сложно защититься от рисков утери или порчи документов.
Хорошим вариантом для молодой фирмы станет опытный делопроизводитель или архивист, знакомый с юридической частью вопроса. В случае если вам срочно необходимо навести порядок в документах, вы можете обратиться в специализированные организации.

Смотрите также: